Organizace práce
Organizace práce není vidět. Jde o interní záležitost, která však značně usnadňuje řízení. Základem je organizační struktura a řád, náplně práce a nastavené postupy jednotlivých činností. Práci na ad hoc i opakujících se projektech významně napomáhají znalosti projektového řízení.
Organizační řád
Pro zajištění hladkého fungování organizace je důležité mít zpracovaný organizační řád včetně grafické podoby organizační struktury (organigramu). Organizační řád je interní dokument organizace, který stanoví základní pravidla vnitřního uspořádání, organizační strukturu, základní aktivity a agendy jednotlivých oddělení a vztahy, pravomoci a odpovědnosti osob.
Obrázek organigramu je grafické znázornění vztahů mezi jednotlivými odděleními, respektive zaměstnanci. Grafické znázornění často ukáže základní nedostatky (například špatné nastavení vztahů nadřízenosti a podřízenosti) v organizační struktuře společnosti.
Náplně práce
Náplň práce popisuje konkrétní činnosti dané pozice a je vhodné ji dostatečně nastavit i v případě externistů. Je třeba ji formulovat v součinnosti s konkrétním člověkem, kterého se týká, a musí být srozumitelná jak pro něj, tak pro jeho nadřízené. Náplně práce je třeba čas od času vyhodnocovat a revidovat – ověříte si tak, že je tým rovnoměrně vytížený a každý dělá, co má.
Procesy
Efektivnímu řízení a chodu organizace slouží správné nastavení procesů. Jedná se o stanovení postupů a pravidel úkonů, které se v rámci organizace neustále opakují. Stanovené postupy mohou mít podobu směrnic a příkazů, jakými jsou například pravidla pro výběrová řízení, účetní postupy schvalování, pravidla pro provoz služebního vozidla nebo zpracování vzorů používaných smluv. Může se jednat i o sepsané metodiky umožňující efektivní předávání práce nováčkům. Opět je vhodné se inspirovat v jiných organizacích a zjistit od kolegů efektivní příklady dobré praxe.
Projektové řízení
V kulturních organizacích se často pracuje „projektově“. Na projektech se podílí ad hoc sestavené pracovní týmy, které často nemají pevně stanovené role. Pro správné nastavení týmu a hladký průběh realizace projektu doporučujeme seznámení s metodikou projektového řízení. Provede vás například rozdělením rolí a odpovědností, sestavením harmonogramu, stanovením rizik, definováním výstupů a cílových skupin, dopadem projektu nebo jeho hodnocením. Na toto téma existuje množství literatury i kurzů.
Porady
Mezi základní procesní metody patří i porady. Především při projektovém typu řízení činností pojmou spoustu času, je proto dobré dbát minimálně na základní pravidla pro jejich efektivní řízení. Týkají se délky trvání (porada by neměla být dlouhá, ideální je hodina), jejich vedení (možné střídání těch, kteří je řídí, i těch, kteří zapisují) a hlavně náplně (na poradě by se měly efektivně probírat předem dané body, diskuze by měla být moderována a při zadávání úkolů se musí konkrétně určit, kdo a za co je odpovědný). Porada není prostorem pro řešení individuálních problémů, jednejte na základě faktů a ne domněnek a netolerujte skákání do řeči či znevažování myšlenek druhých.
Metody
